【時短】業務を効率化できるテクニック&無料ツール11選

普段仕事していると、気づいた頃には「もうお昼？」「もう定時か！」という状況になっていて、「本当は、今日中にしたかった仕事があったのに、また今日もできなかったな。」ということはないでしょうか。

緊急性があるものはその日に片づけることができることが多いと思いますが、緊急性はないものの重要性の高い案件に対しては、「今日もできなかった…。」という事が多くないでしょうか。

そこで簡単な業務は効率を良くすることで時短につながり、緊急性がない案件に対して、時間を使うことができるのではないでしょうか。また、ちょっとした画像の編集知識や編集ツールを知っているだけでも、プレゼン資料などを作る際にも最終時短につながるので、トータル的に、業務を効率化することができるテクニックや無料ツールをご紹介したいと思います。

業務を効率化できるテクニック

ここでは、事務作業の業務を効率化できるテクニックをご紹介します。

よく使う単語をパソコンに登録する

基本的なことなので使っている人も多いとは思いますが、パソコンを使い始めた際にやっておくとかなり時短になります。例えば、「よろ」と本文に入力すれば、「よろしくお願いいたします。」と出るようにしておけば、スムーズに文章を入力することが可能です。長期的に考えると、かなりの時間短縮になります。

【私が実際に登録している単語】

ショートカットキーを活用する

ショートカットキーはctrlキー（コントロールキー）と組み合わせて押すことで、機能を作動させるキーです。慣れるとマウスの移動よりも断然早いので、習慣付けておくべき内容だと思います。特にコピーとペーストは、非常に便利なので必須ですね。

タスクバーにピン留めする

よく使うソフトは、パソコンの画面下のタスクバーに登録しておくと、いちいちプログラム開くことなくワンクリックでソフトを起動できるので、お勧めです。

ブックマークツールバーに保存する

よく見るサイトをブックマークし、下記の図のようにブックマークツールバーに保存しておくとウェブブラウザを開いた際に、こちらもワンクリックでサイトに飛ぶことができます。検索エンジンで毎回検索する手間が省けますので、かなり時短になります。ブックマークしたサイトのタイトルを消して、ファビコンだけの表示にすると多くのサイトを表示することが可能です。

業務を効率化できる無料ツール

ここからは、業務を効率化できる無料ツールのご紹介です。ご紹介するツールを使うことで、悩むことなく自分で編集することで、クオリティの高いものを作成することができ、結果的に時短になります。

PDF編集サイト「I LOVE PDF」

無料オンラインのPDF編集サイトがあります。仕事が事務型だと結構PDFを編集することは多いと思います。この「I LOVE PDF」では、できることも多彩で、PDFの結合、分割、圧縮、OfficeファイルからPDFへの変換、PDFからJPGへの変換、JPGからPDFへの変換が可能です。また煩わしいインストールの必要はありません。

画像編集ツール「PhotoScape（フォトスケープ）」

「PhotoScape（フォトスケープ）」は無料のツールですが、明るさの調整、モノクロ編集、テキスト入力、図形の挿入、トリミング、リサイズなど幅広い画像編集が可能です。プレゼン資料やちょっとしたチラシの作成などの時に重宝します。

QRコード作成サイト「QRのススメ」

意外と知らない人が多いですが、QRコードは無料で簡単に作れます。QRコードを作るサイトもたくさんありますが、「QRのススメ」でご紹介しておきます。正直、QRコードの作成を誰かに依頼するより、自分で作った方が早いです。

豊富なフリーのイラスト素材「いらすとや」

「いらすとや」は、かわいいイラスト素材を無料で提供しているサイトです。自分がこんなイラストほしいなと考えた際に、ほとんどあるぐらいイラストの種類も豊富です。パワーポイントでのプレゼン資料などにイメージとして入れるだけでもだいぶ印象が変わります。

早速、コロナのイラストもありました

媒体を問わず1つの制作物につき20点まで商用利用をすることができます。

ふきだし素材専門サイト「フキダシデザイン」

「フキダシデザイン」は、ふきだし素材専門サイトで、そのデザイン総数は1000以上あります。データの種類はJPG、PNG、SVG、AIがありますので、用途によって便利に使い分けることができます。

文字をテキスト化する「Office Lens（オフィスレンズ）」

「Office Lens（オフィスレンズ）」は、マイクロソフト社が出しているスマホアプリで、アイフォンにもアンドロイドにも対応しているアプリです。カメラで撮影した書類をWordの文字データに変換することができるアプリなので、非常に便利です。印刷はしたもののうっかりデータを消してしまった書類などを復元したいときや、手渡された紙の書類を修正したいときなどに活用できます。ただ単に打ち込むだけの作業の仕事は、このアプリで時短しましょう。

多少、変換ミスはあるので修正が必要ですが、手入力よりはだいぶ楽です。

アップルストアOffice Lens　グーグルプレイOffice Lens

縦長い画像を印刷するサイト「PRINT LP」

A４サイズなどではなく、縦に長い画像がメール送られてきたときに便利なのが「PRINT LP」です。このサイトに画像を貼り付けるだけで、自動で分割してレイアウトしてくれるので、思うように印刷することが可能になります。

【時短】業務を効率化できるテクニック&無料ツール11選まとめ

業務を効率化するテクニックだけでも、かなりの時間を短縮できると思います。テクニックを使うことで、わずらわしい作業を短縮できるので、ストレス軽減にもなります。単純作業を効率化することで仕事をこなすのにリズムが生まれるので、サクサク仕事に打ち込めます。

また無料ツールは、仕事の内容によって必要でないものも含まれていますが、知っていて損はないと思います。この記事を参考に一度試してみてください。